Excel孫の手−１１０

	
「ハイパーリンクで文書管理」

	

孫の手６７，６９，７０　参照					

　Ｑ．一つの部署に長くいると、いろいろな資料が自然に溜まってしまって、整理して						
　　　も整理しきれなくなって・・・。						
　　　パソコンの中も、ハードディスクの中のフォルダを整理しても、また、同じ状況						
　　　になってしまうんですね。						

　Ａ．そうですね。私なんか、元々整理が嫌いですから、机の中も上もぐちゃぐちゃ。						

　Ｑ．でも、その割には、こんな疑問と言えば、ぱっと答えがすぐ出てきますよね。						
　　　パソコンの中だけは、綺麗に整理しているんですか。						

　Ａ．いえいえ、パソコンの中も辛うじてフォルダ分けしているような・・・。
　　　でも、ここからが本題です。
　　　ある仕組みを使うことによって、かなり大量の文書を効率よく管理出来るんです
　　　ね。それが、ハイパーリンク機能です。

　Ｑ．大量の文書と言ったら、ＩＳＯ９００１や１４００１とか最近はやりのプライバ
　　　シーマークのＩＳＯ１５００１など、申請に必要な書類の量は膨大な物になって
　　　しまい、他の部署からは紙の無駄遣いなんて陰口まで叩かれているんです。
　　　その上、修正が重なってしまうと、もう、収拾がつかなくなるのは・・・。

　Ａ．そうですよね、お役所に限らず紙・紙・紙が相変わらずの社会ですから。
　　　と、批判ばかりしていてもそれこそ非生産的ですね。
　　　そう、こういった大量の文書管理にこそ、以前説明したハイパーリンクが大変に
　　　役に立つんです。

　　　特に、申請書類とか、契約書・覚書などは、作成当時からの物がベースにありな
　　　がら、少しずつ変化していくのが一般的です。
　　　となると、原本から始まって、何版という管理まで必要になってきます。
　　　しかも、状況によっては、とても急がされたりして、保管場所も適当なところに
　　　放り込んで・・・、あとで「アレ、何処に保管したっけ」と成り勝ちです。

　　　そこで、ハイパーリンクに活躍して貰いましょう。

　　　下図のような書類があるとします。

　　　これらの書類が何処に保存されているかを、あらかじめ把握していなくても、
　　　必要な物を取り出せるように工夫したのが、次の表です。

　　今回のキモはこの表です。
　　　新しい書類や書類の改版が行われるたびに、この表に「版数」を入力し、その
　　　版数のセルにハイパーリンクを設定します。
　　　設定の方法は、「孫の手６９」と「７０」に詳しく載っていますが、かいつま
　　　んで説明しましょう。

　　　１．ハイパーリンクを設定したいセルをクリック
　　　２．右クリックしてコマンド画面を表示、「ハイパーリンク」をクリック
　　　３．開いた「ハイパーリンク」設定画面の「ファイル名またはＷＥＢページ」
　　　　　の白い四角に、該当する書類の入っているフォルダ名とファイル名を入力
　　　　　します。
　　　　　「参照先」の「ファイル」ボタンをクリックして、該当ファイルを探し　
　　　　　クリックすれば、それで設定は終了です。

　Ｑ．つまり、この表だけをキッチリ作っておけば、たとえファイルがバラバラのフォ
　　　ルダに入っていても、必要な書類の版数が表示されているセルをクリックするだ
　　　けで、あっちこっちウロウロしなくても、すぐに表示されるんですね。			

　Ａ．あなたの評価は、グンと上がりますよ、きっと。			

	参考		
	孫の手６９
	孫の手７０


　　　　　　　応用例
	孫の手６７