配布元が注意してやっておけば良いことをせずに配布してしまい、配布を受けた方がそれぞれ作業をするようでは、 配布先の数によっては大きな損失！

シート名が「Sheet1」のままで、しかも「Sheet2」以降の空シートが残っている。

Excelは、デフォルトの新規ブックのシート数は「3」になっています。
つまり、新規作成すると１シートしか必要がなくても「Sheet2」「Sheet3」が付いてくるのです。 これらを削除しないで配布してしまうと、配布先で見る方が「Sheet2」「Sheet3」にもデータがあるのかと開いて見るという不毛な作業をすることになります。





新規作成でなくても他の担当者が以前に作ったものを引用利用するとしても、不要な「Sheet2」「Sheet3」が付いたままで配布されるとしたら、 配布するのが貴方だったら、配布先の方に不毛な作業をさせるのは「前任者が悪い」とは言えません。 引用したかどうかは貴方の作業段階のことであって、配布先の方から見れば貴方が作成したExcelワークブックはこういうものなのだという評価を受けるだけなのです。
また、シート名は「Sheet1」のままにはしないで、その表の日本語タイトルにするようにした方が良いでしょう。

件数の多い表なのに、下へスクロールさせると見出しが画面の上に消えてしまう。

Excelはシート全体が「データシート」なのですが、実際にデザインする場合は先頭の1、2行を「見出し」として扱うことが多くあります。
この場合は作成者が「見出し」と「データ」の区別を明確にし、さらに「見出し」はいつでも見られるようにしなければなりません。





これを設定するのは「ウィンドウ枠の固定」と言います。「見出し行」だけでなく「見出し列」も合わせて設定できます。 たとえば「社員マスタ一覧」といったもので住所、学歴、職歴などの横に長いシートの場合に右へスクロールさせた時に「社員コード」「氏名」が左へ消えてしまわないように固定させることができます。

印刷のページ設定が何もされていない。(横に長い表なのに、印刷するとA4縦で印刷される)

Excelでは、前項のような画面の設定と、印刷の設定は全く別になっています。
つまり、画面上は見やすいように整えたとしても印刷に関する設定を行なわないと、単にA4縦で罫線も引かれずに1ページに収まらない領域は別ページに印刷されます。




前項の「ウィンドウ枠の固定」の設定を行なっても、これは印刷には反映されないので縦方向2ページ目以降には見出しが付かない状態になります。 さらに横にはみ出した部分も別ページになってしまうので、「社員マスタ一覧」では住所、学歴等が誰のものか判らないということにもなってしまいます。
当然ながら、横に長い表をA4縦で印刷するというのがそもそもおかしいわけですが、これがデフォルトです。 用紙サイズや配置の縦横、場合によっては縮小率など、さらには枠線印刷などを含めて「ページ設定」で設定して下さい。

印刷したら、2頁目から見出しがなくなってしまう。

前項と重複しますが、印刷する場合の指定で画面での「ウィンドウ枠の固定」に当たるのが「ページ設定」の「印刷タイトル」です。
画面の「ウィンドウ枠の固定」と違うのは、途中行、途中列の指定も可能なことです。 たとえば、複数ページに渡ることが明確な縦に長い表で、途中行に見出しを設定すると1ページ目だけ見出しの上にヘッダ項目を印刷させるということができるわけです。
これはめったにないことですので、通常は「ウィンドウ枠の固定」と同様に先頭行、または先頭列を「印刷タイトル」に指定して下さい。複数行、複数列での設定も行なえます。

他の表にリンクが貼られているのに、受け取った側の環境では更新できない。

結構「ベテラン」の方がこういうことをやっているケースが時々見られます。
現在のネットワーク環境をよく理解した上でやっているなら外部参照を使ったままでもこの問題は起こらないのですが、問題になるのは「理解不足」と「自分がうまくいけば他も問題ない」という誤解です。




この問題は、作成したExcelワークブックをメールで配信したり、社内のグループウェアの掲示板もしくは共有フォルダに公開した場合に発生します。
何が問題なのかというと、作成者は複数のExcelワークブックを開いて目的となるExcelワークブックを作成しているのでしょうが、 その目的ブックに張られている外部参照式の参照先が配布先では参照できないということなのです。
作成者は開いて作業しているので気がつかないのかも知れませんが、外部参照式は保存してしまうと絶対パスで書き込まれます。 これがローカルディスク内であったり、ネットワークドライブだったりすると、ブックの配布先では参照エラー(#REF)になってしまうわけです。 さらにこれが「名前の定義」で使われていると、参照形式などの設定変更でもエラーになってしまうなど「迷惑千万」の状態になってしまいます。

大きいフォントで作ってあり、縮小して表示してある。

これは、CPU、GPUの負荷になるだけです。画面のスクロール動作などにも影響します。
現在ではCPU、GPUの性能も上がっているのでこれがレスポンス等で影響することは少ないかも知れませんが、そのままにしているのは単に作り手の「無精」とも言えるでしょう。





Excelは、デフォルトのフォントサイズが「11」なのですが、これは十数年前、おそらく初代の頃から変わっていないとおもいます。手書きでも書ける小さい文字程度です。 ですが、画面の精細度もレーザープリンタ等による印刷の精細度も向上していて、「9」くらいでも充分な状態なのです。





これをデフォルトの「11」のままで表を作成して「ズーム」で「80％」とか「75％」とかに下げているExcelワークブックも時々見かけます。 印刷の「ページ設定」でも「拡大／縮小」を使って倍率を下げているなら、わざわざ変倍させていることになり、フォントサイズを最初から下げておけば無駄がないということになります。

開いて見ると、改ページプレビュー状態になっている。

「改ページプレビュー」のまま保存させればそうなるのですが、どうしてそうするのかは良く理解できません。Word信者の方なのでしょうか。
Officeのような文書ツールは当初は印刷目的だったのかも知れませんが、最近ではB4横、A3横クラスでも デスクトップ機なら画面で表示できてしまうので、いちいち印刷しないということが多くなってきています。一過性の文書ならなおさらそうです。
まさか、印刷の「ページ設定」を「ちゃんとやってあります」と誇示したいというわけでもないと思いますが．．．．

桁数の決まった英数字のコードの列が「ＭＳ　Ｐゴシック」等なので、行によって幅がまちまちに表示される。

Excelは、デフォルトのフォントが「ＭＳ　Ｐゴシック」や「游ゴシック」です。
そもそも「ＭＳ　ゴシック」と「ＭＳ　Ｐゴシック」の違いを理解しないで使っている人は結構います。知らない人の方が多いのかも知れません。
「Ｐ」が付くのは「プロポーショナルフォント」だということです。「プロポーショナルフォント」は「可変幅フォント」ということであり、文章を美しく見せるためのものなのです。
ところが、これをデータ一覧的な表示に用いる場合は、逆に「見にくさ」を提供してしまう場合もあるということを理解しておいて下さい。 「ＭＳ　Ｐゴシック」であっても数字に関しては固定幅で表現されるようになっていて、Excelシートでは「金額」など右詰めで並べた列について縦に桁位置が揃って表示されるようになっています。
ですが、「商品コード」「プロジェクトコード」などで英数字混在の文字列だと、桁数が統一されているものであっても全体の幅が不統一になって見にくくなってしまいます。 このような場合は「ＭＳ　ゴシック」に変更すれば全体の幅が統一されて不自然さがなくなる上、誤って桁数を変えてしまうと一目で見つけられるようになります。

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申請書類などで、手書きで運用されていたものをExcelに移し替えて使えるようにしたものもよく見かけます。
これをテンプレートにして入力・印刷の運用するのに以下のようなことのないように気をつけて下さい。

各入力項目のフォントや文字配置などが何も設定されていない。

空の原紙を印刷して、手書きさせるのが目的と思っていたのでしょうか。項目見出しと罫線だけデザインされていて、入力に使うと下寄りで異なるフォントになってしまったりします。 少なくとも、詳細項目を入力してから印刷するということを念頭において作成して下さい。

Wordで作ってある。

定型書式を作成するならWordは確かに楽なのですが、改行を打ったり項目の桁があふれると罫線が崩れてしまうという問題が先に立ちます。 つまり、印刷して手書きで使用するなら良いのですが、入力用テンプレートには向かないということです。
さらに、業務合理化の観点からは、Excelで定型書式が確立できるなら、その申請書類をファイルとしてフォルダに集めて、マクロを使ってデータを抜き出して一覧表を手作業なく作成するなどということの可能性も出てきます。 Wordには「セル(行・列)」という概念がないので「どこのセルが申請日で」というようなデータの取り出しができないということです。

２頁以上になる場合のことを考えていない。

Excelで申請書類のテンプレートを作ると考えた場合、入力行数が不定で複数ページに渡るような場合の対処は場合によっては面倒かも知れません。 テンプレートで１ページ分範囲だけを印刷されるように登録してしまった場合は、申請者が２ページ目に渡る入力を行なった時には印刷が見切れてしまうということになります。

縦横合計があるのに、計算式も入っていない。

上記、先頭項目の「何も設定されていない」に該当するのでしょうが、「合計」も手で入力させるのでしょうか。
横計、縦計のセルは自動計算としてセルロックとシート保護で書き換え不可として用いるべきです。 紙で提出する場合は計算方法が「手動」になっている問題があるので検算が必要ですが、ペーパーレス化を進めてExcelワークブックで持ち回るようにできれば、 F9キーで再計算させるだけで計算値の検証はできることになります。

以下のことにも気を使ってあると、使う方にとって便利です。

項目によって、全角・半角が自動的に切り替わるようにしておく。

以後に説明する「入力規則」の最後の「日本語入力(IME操作)」で設定できるものです。
開発系業務の方は自分でIMEのオン、オフを頻繁に切り替えるので、セルによって勝手に切り替わるのを「迷惑」と思う方がいるのは事実ですが、 大半の方はWindows上のドキュメントは「文書」だという意識なので、通常はIMEはオンのままにされています。
日本語で入力される項目はそれでも良いのですが「商品コード」「社員コード」といったコードや、数量、単価などの数値までを日本語(全角)で入力させるのは問題があります。

区分のような項目は、リスト選択にしておく。

前項の「入力規則」の「入力値の種類」に「リスト」というものがあります。
「区分」などの項目で何種類かの値から選択して入力するような場合にこれを利用すると、そのセルを選択した時にプルダウンリストが表示されて入力を支援するという仕組みです。

入力項目を除いて、セルをロックされておく。(シートを保護する)

間違って余分な所を入力させないようになっているか、ということです。
Excelでは入力を許可するセルを限定して、その他のセルをロックさせてしまうことができます。 申請書類などのテンプレートであれば見出し項目や計算式を壊されないようにしておくべきなので、本来入力して良いセルだけロックを外して、シートを保護させるようにして下さい。

入力方法をセルのコメントで示しておく。

申請書類などの入力方法を説明した文書を別に作成しておいても毎回見てもらえるものではありません。
詳細項目ごとの説明であればむしろ、そのセルのところに「コメント」を使って登録させておくと良いでしょう。

「原紙」とするものはテンプレート形式で保存する。

申請書類などの原本を公開フォルダに保存する場合は「テンプレート形式(*.xlt、*.xltx、*.xltm)」で保存させて下さい。
「テンプレート形式(*.xlt、*.xltx、*.xltm)」であれば開いた時には新規作成となり、そのまま「保存」ボタンをクリックしても上書き保存されずに「名前を付けて保存」が開くようになります。

• 通常の列ごとに項目が決まっている一覧表の場合は、列ごとに書式や入力規則を設定します。

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ページ設定は必ず行なう。

個人の一時利用(例えば、縦横合計の数字だけが欲しいだけなど)を除けば、印刷を全く考えなくて良いことはほとんどないはずです。
用紙、ヘッダ、フッタ、見出し行固定(行のタイトル、列のタイトル)の処理、枠線などを設定しましょう。 (当然、画面の方も見出し行は「ウィンドウ枠固定」にします)
他人の表の転用で、元が設定されていないから「私もやらない」のもおかしいです。

印刷プレビューで余白を調節

印刷のページ設定が済んだら、印刷プレビューで印刷イメージを確認します。
ここで、「余白」ボタンをクリックして余白を枠をドラッグして調整します。
その他、次の点に注意して下さい。

• シートタブに名前を付ける。
• 100％で表示・印刷できるのが原則。
• 行数が固定しないシートは罫線を引かない。
• セルの書式は「標準」にままにしない。
      →一覧表は列単位で書式設定した後に見出しだけ変更。