Last Update 2001/06/16
The Elements of Mail Style
初めに
メール(e-Mail)は、非常に便利です。しかし、使い方を間違えると、取り返しのつかない事が生じます。
これは、便利さの裏返しです。有効に使うためのヒントになればと、まとめてみました。
多少、独断と偏見が混じっていますので、その点はご容赦をお願いします。
御法度集
- 半角片仮名は使用禁止
- 機種依存文字は使用禁止
- インターネットの世界の標準は、ISO-2022-JP文字セット
- NECなど、メーカー独自の文字
- マル1など、マルで囲んだ数字
- 外字登録した文字
- HTMLメールは使用禁止
- インターネットの世界の標準は、plain text
- インターネットの世界では、HTMLメールを読めるのは少数
- HTMLメールには、ウイルスを仕込まれてしまうことがある
(URL http://www.asahi-net.or.jp/~~KI4S-NKMR/のMS-Watchの過去のログを参照して下さい。)
- Rich Text Formatメールは使用禁止
- インターネットの世界の標準は、plain text
Out Lookの注意点
- HTMLメールの設定はOFFにすること
- HTMLメールに仕込まれたウイルスが、侵入する可能性がある。また、勝手にウイルスを仕込んだ
メールを送り出すウイルスが存在する。この時点で、あなたは、加害者になってしまう。後始末が大変です。
(URL http://www.asahi-net.or.jp/~~KI4S-NKMR/のMS-Watchの過去のログを参照して下さい。)
- VBScriptの実行もOFFにすること
- HTMLメールをOFFにしておけば、安全だろうが、念のため。
メールの活用法
メールは便利なものです。下記のような利点があるでしょう。
- 記録が残る
- 何時でも都合のよいときに読める
- 相手が不在でも、送れる
- 送られてきた内容にコメントを付けるようにして、分かりやすく返答を書ける
送り先の指定
便利なのですが、送り方を間違えると、とんでもない事が起きてしまいます。
TO、CC、BCCをきちんと使い分けて、しかるべき相手に届くようにしましょう。
- TO
- メールを確実に読ませたい相手を指定します
- CC
- メールのやり取りを知らせたい相手を指定します
- BCC
- メールのやり取りを知らせたい相手を指定します。ただし、TOやCCの人には送っていることが分かりません。
BCCのトリッキーな例として、多くの人に送りたいけど、それぞれの人たちには、他の人がいることを知らせたくない時に、
BCCに送り先を全部入れてしまい、受け手には各自のアドレスしか表示させない使い方もあります。
表題(Subject)
表題は、メールの顔です。メールの内容が一目で分かる様に付けましょう。
ブランクはやめましょう。長過ぎる表題も、受け取った方で困ってしまいます。
返信の表題は、おおかた、元のメールの表題に「RE:」と自動的に付けるメーラーが多いですが、話の内容が変わってきたら、
変更してもよいでしょう。
受信ボックス(in box)
ここには、受け取ったメールが入ってきます。郵便受けです。こまめに、整理しましょう。
整理・整とんしておかないと、メールを探すのが大変になります。
人別や目的別にメールフォルダーを作って、そこへ移動しておくのが一番です。
送信ボックス(out going box)
ここには、送ったメールのコピーが入ります。ここも、こまめに整理しないと、どんどん増えていくばかりです。
やはり、メールフォルダーに移動しておくのがよいでしょう。
送り先別のメールの書き方
メル友の場合
自由に書きましょう。堅苦しいことはぬきにして、手紙を書くよりも気軽にどうぞ。
でも、最低限の礼儀は、わきまえて。
相手の返事の一部を引用し、それに答える形で書くのが、分かりやすいです。
>土曜日の、、、、、、、、、、、、、
>、、、、、、、、、、、どうしましょうか。
予定もないし、10時に、XXXXに集合にしませんか。
このような感じです。
企業相手の場合
ビジネス文書の形式にしましょう。内容は、簡潔に要点のみを具体的に書くべきです。また、
相手が特定でき無い時は、「担当者殿」として書き出すのがよいでしょう。
その外の留意点を以下に示します。
- 互いの意思の疎通のため、相手から送られてきた内容を添付して返信しましょう。
- 質問内容は、相手の書いてきた内容をそのまま引用し、それに書き加えると分かりやすいです。
- 汎用のメールユーザー名で送られてくると、話が込み入ってきた時に混乱が生じる事があります。
このような時は、担当者を固定してもらって、その人宛てに直接出しましょう。可能なら、その人の上司にも
CCを入れとくと、間違いが無いでしょう。社長にCCを入れるとインパクトがあります。
一般的に、日本の会社は返事が遅いですし、汎用のメールユーザー名で送られてくる
事が、おおかたです。メールも電話とおなじくたらい回しにされてしまう可能性がありますので、
前回までのメールの内容を添付する習慣を付けた方が、よいでしょう。アメリカやヨーロッパ
の通販会社などは、時差の関係もありますが、寝ている間に返事が来ます。しかも、特定の担当者の
メールアドレスで来ることも多々あります。この辺のユーザーサポートは進んでいます。
- 質問事項には、「Q1:」などのように、具体的に質問であることが分かるようにしましょう。そのようにしても、
きちんと返事を書けない会社(某COM湘南)があります。その時は、あきらめず、送った内容を添付して、遠慮なく
督促しましょう。
- 送ったメールと受け取ったメールは、同じメールフォルダーに入れておくと便利です。
メールのやり取りの履歴が一目で分かりますし、整理・整とんがしやすいです。
最後に
メール(e-Mail)は非常に便利なものです。これを活用しない手はありません。しかし、そのためのルールがあることを
忘れないで下さい。特に、書いた内容は残る点に注意して下さい。メールの世界はインターネットの世界の一部なのです。
メールの常識を破ることは、インターネットの常識を破ることで、インターネットの世界で孤立する事になります。
くれぐれもご注意を。
最後の最後に
参考書
ウイルス関連
- 廣済堂出版 中村正三郎著「ウイルス伝染(うつ)るんです」
木田裕弥
- e-Mail
- lb7h-kd@asahi-net.or.jp
- Home page
- www.asahi-net.or.jp/~lb7h-kd/