ネットワーク上にあるサーバのフォルダ等を利用して共通に利用するExcelワークブックを保存しておき、更新したい人が開いて利用するのが一般的ですが、当然、1人の人が開いているワークブックは他の人からは更新用としては開けません。「共有ブック」という機能がありますが、ある程度の仕組みのマクロを実装したワークブックでは利用できません。
また、「共有ブック」は行の挿入、削除、更新が混在した時の動作が運用上の「データベース」的な理解通りに行かないケースがあることや、内部の更新履歴情報が肥大となって保存に失敗してネットワーク上だとワークブックそのものを壊してしまうことも起こります。