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Excel孫の手−86


	

「グループスケジュール管理」

   今回使用する機能:条件付き書式の複合参照  Q.今日は、手作業でもこなせる仕事なんですが、頼まれた手前、何かしら    形にしてあげないと格好が悪いんで、相談に来ました。  A.断るのは、塩梅が悪いってワケですね。  Q.そうなんです。    実は、新設された東京特機営業部の須田部長から、OA情報課で私のス    ケジュール管理の方法を、考えて欲しいと言ってきたんです。    部長は、先日、課長から昇進したばかりなんですが、課長時代は下図の    ような行動予定表を、部下に作らせていたんです。
   部下の人数が少なかったので、表だけ作って、後は手書きだったんです
   が、部長になると配下の人数が増えるので・・・という理由なんです。
   当然ながら、表の管理は秘書的な女性にやって貰うんですが・・・。

 A.確かに、グループ単位の管理は、重要ではありますが、この程度の人数
   だったら、情報システムに取り込むより、秘書的なその女性に管理して
   貰った方が、コストパフォーマンスがよいですね。

   こういうケースでは、どのような規模で設計したらよいかを、システム
   的に考えると良い結果が出やすくなります。

   1.手書きの表に、書き込む。
   2.フォーマットだけ作成して印刷し、後は手書きで対応する。
   3.秘書のパソコンで、管理するフォーマットを作成し、運営する。
   4.部内LANで、部共通の表に営業マン個人が、入力する。
   5.社内LANで、社共通の表に営業マン個人が、入力する。

   などが、考えられます。

 Q.言われてみれば、いろいろなケースがあると理解できます。
   今回は、割と簡単でよい代わりに、素速い対応と言うことなので、3番
   のパターンが良いかなと思うんですが・・・。

 A.なかなか目の付けどころが良いですね。
   1.2は、もう既にやってきた物だから論外として、4.5は、それな
   りのマンパワーをかけて、じっくりと作り上げる必要があります。
   ただ、これから解説する3、の方式でも、4、に格上げすることは、比
   較的簡単です。

   先に、イメージをお見せしましょう。
   営業の同行依頼を受け付けて秘書が入力すると、他の営業にはもう既に
   部長の予定が入っているような仕掛けにしてあります。

 Q.ウォッ、なんてカラフル。

 A.営業の緑色は、同行依頼受付済みをあらわします。営業のオレンジ色は、
   別の営業が同行依頼済みだから、予約できませんと言う意味です。
   部長の青色は、営業からの同行依頼が入っていることをあらわします。
   部長の赤色は、ダブルブッキングの注意色です。

 Q.この仕掛けはひょっとして、条件付き書式では・・・。

 A.分かってきましたね〜、その通りです。
   そこまで理解したなら、回答は次回と言うことで・・・・。

 Q.そんな殺生な、時間がないと言ったじゃないですが。

 A.ワハハ、冗談ですよ。
   でも、応用を利かせて欲しいので、部長のセルの設定と、条件付き書式
   を参考に載せましょう。




   そうそう、一番大事なことを言い忘れていました。
   同行を希望する営業の該当するセルには、「1」以外は入力できないよ
   うに、規制しておくことが前提です。

   そして、これが、営業の条件付き書式です。
   条件付き書式の中でも、相対参照とか絶対参照・複合参照が可能です。

 Q.分かりました。ここまで説明して貰ったので、何とか表を仕上げてみま
   す。でも、まだ、不安だなァ。


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