「簡単集計とフィルタ」

今回の説明は大きなシートを例題に扱っていますので、印刷してからご覧になること						
をお奨めします。						

　Ｑ．先日、大量のデータを渡され、集計と分析の作業をしていたときなんですが、						
　　　「これくらいなら、計算式無しでやらなきゃ」と上司が通りがかりに言い残し						
　　　ていったんです。						

　Ａ．嫌みな上司と思ったでしょうね。同情しますよ、私の上司もホントにどうしよ			
　　　うも・・・・。			
　　　エヘン、エーッと本題に入りましょっ。			
　　　人望はともかく、その上司は相当エクセルに造詣が深い事は間違い有りません。			
　　　恐るべし、あなたの上司！			

　　　確かにこの種の集計は、エクセルの機能だけでいろいろな操作が可能です。			
　　　少し大きめのデータを作りましたので、先ずご覧下さい。			

　　　こういった大量のデータを作成するときには、シートの左上から隙間を設けず			
　　　に、と言うのが鉄則です。			

　操作：商品毎に並び替える。

　　　１．データのどれかをクリックしておく。　　　			
　　　２．メニューの「データ」をクリック。			
　　　３．表示された小窓の「並べ替え」をクリック。			
　　　４．「並べ替え」という小窓の「最優先されるキー」の▼をクリック。			
　　　５．表示された中の「商品」をクリック。			
　　　６．「ＯＫ」をクリック。			

　Ｑ．オォーッ！これだけで並べ替えが出来てしまうんですか。			

　Ａ．さらに行ってみましょう。			

　操作：商品毎の集計を取る。

　　　１．データのどれかをクリックしておく。　　　			
　　　２．メニューの「データ」をクリック。			
　　　３．表示された小窓の「集計」をクリック。			
　　　４．「集計の設定」の小窓の「グループの基準」の▼をクリック。			
　　　５．表示された中の「商品」をクリック。			
　　　６．「集計の方法」の小窓の▼をクリック。
　　　７．表示された中の「合計」をクリック。
　　　８．「集計するフィールド」の小窓の▼をクリック。
　　　９．表示された中の「数量」「金額」の左の四角の中をクリック。
　　１０．他の項目の左の四角の中のチェックマークはクリックして消す。
　　１１．「ＯＫ」をクリック。

　Ｑ．またまた凄い。商品毎の数量と金額に合計が入りましたね。
　　　このシート左側に、見慣れない物が出てきましたが・・・。

　Ａ．これは、アウトラインという機能です。
　　　何はともあれ、２をクリックしてみましょう。

　Ｑ．あれっ、商品毎の合計だけが表示されましたよ。

　Ａ．そういう機能なんです。
　　　では、「ウニ」の左の＋マークをクリックしてみましょう。		

　Ｑ．驚いてばかりですが、また驚きました。		
　　　指定した商品の明細が表示できるんですね。		

　Ａ．では、この合計を元に戻しましょう。		

　操作：集計の解除


　　　３．「集計の設定」の小窓の「すべて削除」をクリック。		

　Ａ．更に驚いて貰います。		
　　　今、元の表に戻りましたね。		
　　　この表の中から、入金欄に「済」マークの入っていない取引だけ抜き		
　　　出して表示してみます。

　Ｑ．そんな機能もあるんですか。

　Ａ．オートフィルタという機能です。
　　　今回は、一番単純な使い方だけ説明しましょう。

　操作：オートフィルタの設定
　　　１．データのどれかをクリックしておく。　　　
　　　２．メニューの「データ」をクリック。
　　　３．「フィルタ」にカーソルを合わせ、
　　　４．更に表示された中の「オートフィルタ」をクリック。

　　　すると、以下のように表示が変わります。

　　　ここで、「入金」の右の▼をクリックします。
　　　出てきた表示の中の（空白セル）をクリック。

　　　すると、以下のように表示が変わります。

　Ｑ．そうか、　空白セル　という項目は、もともと入金欄としての役割を
　　　逆手に取っているわけですね。

　Ａ．ズバリ、その通り。良い感覚してますねぇー。
　　　データの性格をはじめから考えて表を設計するというのが、あとあと
　　　効いてくるんですね。

　Ｑ．こういう考え方は、いろいろな面で取り入れていくと、業務効率のア
　　　ップにも繋がっていきますね。
　　　ところで、販売担当者は五十音順に並んでいませんが、これを並び替
　　　えることは出来るんですか。

　Ａ．おっ、貪欲になってきてます。
　　　では次回、フィルタ抽出後の並べ替えも含め、「アウトライン」とい
　　　う概念の説明をすることにします。