Ｅｘｃｅｌ　孫の手−６４

	
「データ活用の基本」
	

　Ｑ．最近、雑誌などで、「エクセルのデータを活用する記事」をよく見かけますが、						
　　　どんな風に「活用」しているんですが。						

　Ａ．ついに核心に触れてきましたね。						
　　　その記事の言うとおりなんです。エクセルは、マイクロソフトオフィスのデー						
　　　タセンター的役割を担っているのです。						

　Ｑ．データセンターとはまた大仰な・・・。						

　Ａ．実際の業務を見れば分かることですが、ざっと例を挙げてみましょう。						
　　　１．エクセルで作成した住所録のデータを使って、ワードで葉書の宛名や封書						
　　　　　本文の個人名を、差し込みで入れ替えながら連続して印刷する。	
　　　２．パワーポイントのグラフは、エクセルのグラフを貼り付けて使う。	
　　　　　パワーポイントのグラフ機能は極めて貧弱なので、エクセルシートと連携	
　　　　　・連動して使う。	
　　　３．エクセルでため込んだデータは、そのままデータベースソフトであるアク	
　　　　　セスに取り込んで使用可能である。	
　　　　　アクセスで原始データを作成するより、短時間で整理されたデータを作成	
	しやすい。

　Ｑ．ワードだけでも、住所録が作れますよね。	

　Ａ．もちろん作れますが、融通が利かないんです。	
　　　それに、ワードの表機能は、エクセルに比べてですが、残念ながら力不足の面	
　　　が多々あります。　ただ、ワードはラベルや封筒などのレイアウトを沢山持っ	
　　　ていて、それらが有機的に働きますので、この面ではかなり使えるソフトです。	

　　　「餅屋は餅屋」の言葉通り、得意な機能を使った連携が、結果的には一番効率
　　　的な作業になるわけです。

　Ｑ．では、パワーポイントのグラフ機能が貧弱というのは・・・？

　Ａ．パワーポイントのグラフ機能は、元データを入力する画面を毎回出して、しか
　　　も、他のグラフに連動できないとか、いろいろな設定を一から指定しなければ
　　　ならないので、エクセルで作るようなスムースさに欠けます。

　　　その代わり、エクセルグラフを貼り付けた場合には、より華麗なテクニックを
　　　付加できたり、いろいろな表現方法を使うことが出来ますので、エクセルで煮
　　　詰めたグラフを、スライドに貼り込む方法が、作業効率や見栄えを考えると、
　　　良い選択になってきます。

　Ｑ．アクセスでデータを作る方法は、エクセルと比べてどうなんですか。

　Ａ．エクセルが勝っていると言うことではありません。
　　　オフコンなどの単純な出力データを扱うときは、そのままダイレクトにアクセ
　　　スに取り込んであげれば済みます。
　　　エクセルの出番は、紙データを入力したり、複雑な処理を前提にデータを作成
　　　しなければならないときに、その特性を発揮します。

　　　たとえば、連続データを作るとなれば、オートフィル機能が活躍します。
　　　複数データコピーでは、アクセスでコピーする数十倍の効率を発揮します。
　　　アクセスで表作成するときの事前の準備を、エクセルデータの取り込み処理で
　　　ある程度省くことが可能です。

　Ｑ．ということは、自分の使うソフトの長所を理解して、どの連携が最も効率的な
　　　かを考えることが、大切なんですね。

　Ａ．その通りです。
　　　だからこそ、基本的な機能は、きっちりと身につけておきたいものです。

　注）ワード・パワーポイント・アクセスについて	
　　　マイクロソフトオフィスの中核を成すソフト群です。	
	ワード　　　　　一太郎と覇を競うワープロソフト　お節介機能が山盛り。
	　　　　　　　　作図などには、向いている。
	パワーポイント　プレゼンテーションソフトの定番　バージョン２００３
	　　　　　　　　は、超多機能化し、テレビ的表現能力も備える。
	アクセス　　　　データベースソフトの中では、ユーザーが多い。

　作者注：使い込むに連れ、アメリカのソフトであることを意識せずに入られません。