Ｅｘｃｅｌ　孫の手−４７

	
「住所録データの作成のコツ」−２
	

　Ｑ．住所録は毎年少しずつ内容が変わっていきますが、変えていく際に	
　　　注意点する点はありますか。

　Ａ．通常、自分の住所録を整理するときに、「この人はもうイイヤ」と
　　　「この人は加えておこう」くらいの整理しかしないですよね。	
　　　でも、データから消してしまった人の住所が必要になって、「あっ、
　　　しまった！」ということも有りがちなことです。

　　　それを防ぐために、以下のような工夫をしましょう。

　　　以下の項目を追加します。

　　　１．削除対象のデータには、削除マークを付ける。
　　　２．備考欄を拡充。何の理由で削除又は追加したかを記入
　　　３．欠礼対応を出来るようにする。
　　　４．年賀状・暑中見舞いの対象チェック
　　　５．返事の有無の記録
　　　６．自分との関係　例　親戚・学友・上司・得意先　等々

　Ｑ．この中で最大の目玉はどれですが。

　Ａ．なんと言っても、削除の項目です。
　　　ここに印を付けたなら、行全体を「切り取り」別のシートに「貼り
　　　付け」ます。
　　　この作業の繰り返しで、削除したデータだけのシートが出来ます。
　　　これで、消したデータを見たいときも、問題ないですね。

　Ｑ．他の項目も設ける意味は分かりますが、利用の仕方が今ひとつ分か
　　　りません。

　Ａ．利用するに当たって、データの保全と言うことを一番に考えましょう。
　　　保全と言っても決して大げさに考えることはありません。
　　　次の手順で行います。

　　　１．完成したデータは、まず保存します。
　　　２．そのデータを利用するときは、加工したりしますので、あらか
　　　　　じめ別の名前で保存しておきます。

　　　こうしておけば、誤って肝腎の基本データを壊すことはなくなります。

　　　次に、実際の利用方法です。

　　　３．欠礼対応を出来るようにする。	
	まず、欠礼連絡が有った方の「欠礼」項目欄に、１を入力
	つぎに、欠礼の項目をクリックしておいて、データを並べ替え
	る事によって、欠礼対象者をまとめることができます。

　　　４．年賀状・暑中見舞いの対象チェック	
	年賀状を出す対象者の年賀状欄に、１を入力
	つぎに、年賀状の項目をクリックしておいて、データを並び替
	える事によって、年賀状を出す対象者を纏めることができます。
	暑中見舞いも同じですね。

　　　５．返事の有無の記録	
	こちらから差し出したのに、返事がない人は毎年います。
	たとえば、年賀状の対象者にしてあって返事がなかったならば、
	返事の項目に　−１　を入力しておきます。
	今年だけ返事がないから来年は出さないなんて言う人は、ほと
	んどいませんから、来年になって返事がこなかったら　−２
	そして、もう一年返事が来なかったら　−３　を入力します。

	そうしておいて、例えば、３年返事がない人はデータから削除
	してしまうと言うのなら、削除の項目の処理に従って、削除デ
	ータシートに移行してしまいます。

	もし、ここでこちらから年賀状を出していないのに、年賀状が
	届いたなんて言う場合、削除データシートからデータを切り取
	って、現行住所録に追加してあげます。

　　　どうですか。こうしておけば、データの復活も簡単ですね。	

　Ｑ．住所録も突き詰めていくと、奥が深いもんなんですね。
　　　でも、ここで一つ質問があります。	
　　　音信が途絶えていた人の消息が分かって、前に登録してあった住所
　　　と違っていた場合の処理の方法です。
　　　一人二人なら、手作業で何とかなりますが、署名活動などをした場
　　　合に、大量の住所を入力するのは、考えただけでぞっとしてしまい
　　　ますが・・・。

　Ａ．そうですね。そこで出てくるのが、日本語入力システムの事なんで
　　　す。　今パソコンで利用可能な日本語入力システムは、幾つか有り
　　　ますが、だいたい一太郎に付いているＡＴＯＫかウインドウズに付
　　　いるＭＳ−ＩＭＥを使用している人がほとんどですから、この２つ
　　　について、住所入力のための方法を説明しましょう。

　　　ＡＴＯＫ　は、大変に優れた日本語変換ソフトで、郵便番号を入力
　　　するだけで、住所を表示するという機能を持っています。
　　　また、よく使う住所で後４桁をほとんど使わない地区では、最初の
　　　３桁とハイフンを入力しただけで、正しい住所を表示することも簡
　　　単にやってのけます。　（ＡＴＯＫ１４から）

　　　ＭＳ−ＩＭＥは、そこまでの機能はありません。
　　　しかも、ユーザーが郵便番号辞書も使えるように、プロパティを変
　　　更してあげる必要があります。
　　　方法は、ＭＳ−ＩＭＥのツールバーの中で右クリックし、表示され
　　　たプロパティの中で辞書を選択し、郵便番号辞書を使用するように
　　　指定してあげます。
　　　こうした後は、郵便番号をハイフン込みで８桁入力し、変換キーを
　　　押すと住所が表示されます。

　　　ここで、大切なことを一つ。
　　　郵便番号は、どちらも全角入力で行うことが前提です。

　　　今回は、説明が長くて・・・の声が聞こえそうです。

　Ｑ．あっ、自分でもそう思ってるんですね。
　　　でも、とても役に立ちそうです。早速、試してみます。

　Ａ．嬉しい言葉です〜〜〜。