Ｅｘｃｅｌ　孫の手−４６

	
「住所録データの作成のコツ」
	

　Ｑ．今回の年賀状は、余裕で作りましたよ。
　　　孫の手３１・３２「エクセルで年賀状」は、ばっちりでしたね。
		
　Ａ．ところで、毎年年賀状のやりとりが終わると、住所録を直しますよね。
　　　どんな風に整理してますか。									
                	
　Ｑ．特別なことはしていません。	
　　　もうこの人は出さなくても良いかなと思ったら削除するし、おつきあい
　　　の始まった人は追加する程度です。
									
　Ａ．入力するときに何か工夫してますか。
　　　エクセルのデータをワープロ利用するとき、宛名で苦労しませんでしたか。

　Ｑ．そうそう、良いことを聞いてくれました。
　　　縦書きの印刷なのに、所番地が横になってしまうのが沢山あって、結局一部
　　　手書きになってしまいました。
　　　あれってどうして、印刷が縦になったり横になったりするんですが。

　Ａ．お使いのワープロは、マイクロソフトのワードですね。
　　　ワードは住所表示の自由度が低いんです。上手に印刷するなら、元のデータ
　　　を作成するときに、数字は全角・ハイフンだけは半角で入力しておく必要が
　　　有るのです。
　
　Ｑ．そんな制約があったんですか。
　　　今までに入力したデータを全部直さなくてはならないんですか。
　　　ずーっと「全角」「半角」なんて気にしないで、表に打ち込んできてますから。
　　　こ〜りゃ、大変だ。

　Ａ．ところがどっこい、簡単な修正なんですよ、これが。		
　　　次のようにやるんです。		

	住所データとマンション・アパート名データを以下の式で変換	
		=JIS(対象セル名)
		↓
	半角文字が全て全角文字になる。	
		↓
	ハイフンが横に印刷されてしまうので、ハイフンだけを半角にする。	
		「編集」「置換」で、「検索する文字列」に全角のハイフン
		「置換後の文字列」に半角のハイフンを入力し、
		「全て置換」をクリック。

　Ｑ．もう少し具体的に、・・・。		

　Ａ．以下の表を見てください。

　　　まず、住所１と住所２の間に列を挿入します。次に、住所２と氏名の間に列を
　　　挿入します。

　　　挿入した列に =JIS(対象セル名)　とう式を入力します。

　　　ハイフンだけ半角にしますから、メニューの「編集」「置換」をクリックして、
　　　「検索する文字列」には「全角」のハイフンを入力し、「置換後の文字列」には
　　　「半角」のハイフンを入力し、「全て置換」をクリックします。

　Ｑ．これでワードの差し込み印刷用のデータが完成ですね。

　Ａ．まだまだっ！住所１には修正後のデータを上書きするし、住所２も同じように
　　　する作業が残っています。
　　　修正後のデータ列番号クリックして、「コピー」「形式を選択してコピー」
　　　「値」とクリックして上書きした後、挿入した列を削除します。

　Ｑ．あっ、そうか。余分なデータは消しておかなきゃ・・・・。
　　　ところで、最初に聞かれた「整理」「工夫」についても、何かテクニックを教え
　　　て下さい。

　Ａ．削除対象データを残しておくための方法とか、郵便番号だけで住所入力を簡単に
　　　する方法とかが有ります。
　　　データベース的発想の説明や日本語入力システムのことも説明したいので、次回
　　　にまとめてと言うことで今回は取りあえず・・・。

　Ｑ．乞う、ご期待っ？！