Excel孫の手−３０

	
「エクセルとワープロの効率的連係」
	

　Ｑ．「孫の手１１」でエクセルをワープロ代わりに使う話がありましたが、
　　　これってあまり使わないようにとも言っていましたよね。
　　　この機能はどんな風に使ったら、効果的なんですか。

　Ａ．いい質問です。
　　　エクセルが得意なのは言うまでもなく表計算です。と言うことは、表の占める		
　　　割合の多い書面には、エクセルを使うのがよいですね。

　Ｑ．でも、報告書を作る場合、表を含まない書面も結構作成しますよ。

　Ａ．そうです。そんなときはもちろんワープロが向いています。
　　　つまり、作る対象によって、ソフトを使い分けるんです。連係プレーですね。

　Ｑ．参考書を見ると、エクセルで作った表をワープロのシートに貼り付けるという
　　　例題が載っていますが、これって連係そのものですよね。

　Ａ．ええ、確かにそうですが、ワープロにエクセルのデータを貼り付ける作業は、
　　　意外なくらい綺麗に出来ないことが多いんです。
　　　つまり、効率が悪いんです。だから、私はお奨めしていません。

効率的連係の作例
　１．表紙・目次・本文はワープロで作成する。
　２．表の必要な部分に、（「参照：付表−３」）のように注意を入れる。
　３．表には、必要最少限の説明文を添え書きする。
　４．表の説明文は、エクセルでワープロ的に入力
　５．表には、キャッチコピー的な文言は御法度。
　６．ワープロの文章部分だけで、通しのページ番号を振る。

　Ｑ．これって凄くシンプルですね。

　Ａ．そうです。シンプルだからいいんです。
　　　こうしておけば、エクセル部分だけを、パワーポイントに移行して加工しやすく
　　　成るというメリットも生まれてきます。

　Ｑ．もう一度確認します。
　　　ワープロで作成した資料の中に、エクセルのデータを埋め込むことについて、
　　　他にもデメリットはありますか。

　Ａ．有ります。
　　　もし、データを埋め込んでいる場合、元のエクセルのデータを訂正した時に、
　　　その埋め込んである方のワープロ資料も再度呼び出して印刷し直さなければ
　　　成りません。
　　　また、この作業そのものを忘れて、発表の席で整合が取れていないことを指摘
　　　されてしまうことも考えられます。

　Ｑ．つまり、便利な機能の持つ落とし穴に注意すると言うことですね。

　Ａ．そうです。そこまで分かって貰えると、とてもうれしいですね。