Excel孫の手−１０９

	
「入力速度向上−リスト」

	

　Ｑ．業務量が増えてくると、いくらフォーマットを改良しても、データの						
　　　入力とそのチェックに時間を取られてしまい勝ちです。						
　　　入力速度を何とか上げたいんですが、どんな方法があるんですか。						

　Ａ．ざっと考えると、５つぐらいはすぐに考えられますね。						

１．	コピーアンドペースト					
２．	オ−トコンブリート					
３．	既存の入力値のリストから選択					
４．	コード入力とLOOKUP機能の組み合わせ					
５．	「入力規則」の「リスト」機能					

　Ｑ．１から４の方法は、やってみたことがあります。
　　　５の方法は、知りません。

　Ａ．それだけ試していれば、優秀ですよ。
　　　これらの方法は、それぞれ特徴があって、１から３は自由度が高いけ
　　　れど速度はさほど上がらない、４と５は速度は上げられるが、自由度
　　　が低いですね。

　Ｑ．自由度って何ですか。

　Ａ．入力するデータの種類のことで、何が出てくるか分からない場合は、
　　　１から３、データの種類が少なく種類の増加もない場合は、４と５の
　　　方法が向いています。

　　　例えば、一つの営業部門での取扱商品数が、５〜８点程度までだった
　　　ら、「リスト」が良いと思います。

　　　以下のような表を作るとします。

		
　　　イチゴの７種類だけを、日替わりで出荷している農家と考えてくださ
　　　い。
　　　今回の入力高速化対象は、イチゴの名前です。
　　　７種類の名前の一覧を表示して、該当する名前をクリックしたら、種
　　　類の列に名前が入るという仕掛けを作ります。

　　　１．表のどこかに、イチゴの名前を縦方向に入力します。
　　　２．「種類」の下のセルをクリックし、そのまま３０日分下へドラッグ
　　　３．メニュー」の「データ」をクリック
　　　　　「入力規則」をクリック

　　　４．「データの入力規則」というダイアログボックスが開きます。

　　　　　「すべての値」の右の▼をクリックします。
　　　５．幾つかの候補の中から、「リスト」をクリック

　　　６．「データ」の白い四角の中をクリック
　　　　　１．で入力したイチゴの名前の上から下までドラッグします。

　　　７．マウスから指を離すと、このようになります。

　　 「種類」の下のセルをどこかクリックしてみてください。

　Ｑ．出ました、出ました。
　　　これは使い勝手が良いですね。
　　　ところで、何故７種類なんですか。

　Ａ．そうですね、当然の疑問です。
　　　では、ひさし振りに宿題です。３０個ぐらいのデータで、「リスト」を
　　　設定してみてください。
　　　どうしてかの理由は、すぐ分かりますよ。