Last Update 2001/06/16
メール(e-Mail)は、非常に便利です。しかし、使い方を間違えると、取り返しのつかない事が生じます。 これは、便利さの裏返しです。有効に使うためのヒントになればと、まとめてみました。 多少、独断と偏見が混じっていますので、その点はご容赦をお願いします。
メールは便利なものです。下記のような利点があるでしょう。
便利なのですが、送り方を間違えると、とんでもない事が起きてしまいます。 TO、CC、BCCをきちんと使い分けて、しかるべき相手に届くようにしましょう。
BCCのトリッキーな例として、多くの人に送りたいけど、それぞれの人たちには、他の人がいることを知らせたくない時に、 BCCに送り先を全部入れてしまい、受け手には各自のアドレスしか表示させない使い方もあります。
表題は、メールの顔です。メールの内容が一目で分かる様に付けましょう。 ブランクはやめましょう。長過ぎる表題も、受け取った方で困ってしまいます。
返信の表題は、おおかた、元のメールの表題に「RE:」と自動的に付けるメーラーが多いですが、話の内容が変わってきたら、 変更してもよいでしょう。
ここには、受け取ったメールが入ってきます。郵便受けです。こまめに、整理しましょう。 整理・整とんしておかないと、メールを探すのが大変になります。 人別や目的別にメールフォルダーを作って、そこへ移動しておくのが一番です。
ここには、送ったメールのコピーが入ります。ここも、こまめに整理しないと、どんどん増えていくばかりです。 やはり、メールフォルダーに移動しておくのがよいでしょう。
自由に書きましょう。堅苦しいことはぬきにして、手紙を書くよりも気軽にどうぞ。 でも、最低限の礼儀は、わきまえて。
相手の返事の一部を引用し、それに答える形で書くのが、分かりやすいです。
>土曜日の、、、、、、、、、、、、、
>、、、、、、、、、、、どうしましょうか。
予定もないし、10時に、XXXXに集合にしませんか。
このような感じです。
ビジネス文書の形式にしましょう。内容は、簡潔に要点のみを具体的に書くべきです。また、 相手が特定でき無い時は、「担当者殿」として書き出すのがよいでしょう。 その外の留意点を以下に示します。
一般的に、日本の会社は返事が遅いですし、汎用のメールユーザー名で送られてくる 事が、おおかたです。メールも電話とおなじくたらい回しにされてしまう可能性がありますので、 前回までのメールの内容を添付する習慣を付けた方が、よいでしょう。アメリカやヨーロッパ の通販会社などは、時差の関係もありますが、寝ている間に返事が来ます。しかも、特定の担当者の メールアドレスで来ることも多々あります。この辺のユーザーサポートは進んでいます。
メール(e-Mail)は非常に便利なものです。これを活用しない手はありません。しかし、そのためのルールがあることを 忘れないで下さい。特に、書いた内容は残る点に注意して下さい。メールの世界はインターネットの世界の一部なのです。 メールの常識を破ることは、インターネットの常識を破ることで、インターネットの世界で孤立する事になります。 くれぐれもご注意を。
参考書