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県学労ニュース304号   　　2004/4/27発行
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総合文書管理システム始まって１ヵ月
まだまだ混乱が続く
 

　４月１日から事務文書の一切は原則このシステムで処理されるはずだった。しかし教育委員会からの文書にしたところで、数日は環境マネージャのメールには文書が来ても、このシステムで収受すべき文書は来なかった。教育委員会内でも取扱に混乱が生じていたのだろう。今でもＦＡＸでとりあえず報告を求めているのはまだまだ対応し切れていない証拠だろう。ただ、エクセルファイルで送ってきているのだから、ＦＡＸでなくとも環境マネージャーで担当者アドレス宛のメール送信でも良さそうなものだけれど。

　さて、県立学校事務室ではどうなっているのかというと、多くの学校が右往左往しているのが実態だろう。４月当初はとりあえず紙施行文書として登録をし、あるいは紙施行済み文書として登録し、従来通り文書決裁していたところが多いだろう。　強者は半月余り全くパソコンに触れなかった職場もあるらしい。日付はさかのぼれるのでそれもいいかも知れないが。

　そもそもこのシステムは、国と県、県と市町村の間で文書のやりとりをするのに便利だということで（国内のコンピュータ産業を後押しすることが裏の目的でもある）電子政府構想から生まれてきたものだろう。

　学校のような国や市町村と公文書のやりとりをしない職場に導入し、一人１台ノートパソコンを与えたこと自体、費用対効果測定をすれば無駄である（唯一関係ありそうな「学校基本調査」の報告でさえ、インターネットを利用した別のアドレス、別なルールで送受信しているのだから）導入する必要はなかったのではないだろうか。

　不必要な職場にまで導入を図り、県全体の文書管理システムに乗せたものだから、それによらない教務文書は従来通り「文書件名簿」で番号をふって校長、教頭、教務担当者に回し、事務文書はシステムで登録するという２重手間を強いる結果になっている。

　４０歳を超える年齢層が多い県立学校事務職員にあのわかり難いマニュアルを読んで自分で理解せよ！というのは無理ではないか。

　起案文書を作っていて、施行先（教育委員会内の課あて）が入力できず、とまどった人も多いだろう。又、施行済み文書に登録し、更に紙文書登録をしてしまったり、それを文書一覧で見るとまだ決裁に回っていないということがわかり、どうしていいのかさっぱりわからず、途中で放棄したくなった人も多いだろう。（起案確認処理ができていなかったためらしい）。

　起案処理にしても、上から順番に処理すれば、わからなくても処理が完了していくなど、動作の流れに不自然さがなければまだ作業をするうちにだんだん慣れてくるというものだが、このシステムはそういう点では全く、作業者の利便性を考えずに作られた欠陥システムだ。

 六ヶ月定期導入交渉報告
　
　４月２１日三の丸庁舎で行われた最終交渉の中身を報告する。
　提示された文書は従前から示されているものだった。それ以外に４点について説明があった。

１．６ヶ月定期導入に伴って負担増を解消するため互助会の貸付制度を新設する。（１０万円を超える負担がある職員に、県職員は１万円刻みだが、教育職員互助会は５万円刻みで貸し付け。事務職員の事務の軽減を図るためという説明。）互助会の貸付制度のため１０万円は２００円、１５万円以上は４００円の収入印紙が必要（金銭貸借契約だから）

２．事後確認について
交通機関の利用者の事後確認は、原則認定された経路の定期券の提示により行われることが適当である。ただし、これによりがたい場合は、届け出た交通機関により通勤していることが確認できる他の乗車券の確認により足りるものとする。（これは、一ヶ月、三ヶ月、六ヶ月定期券でなくても回数券での確認も良しという確認事項。Ｑ＄Ａなどに明記する。）
　
３．月の中途採用の臨時的任用職員の認定について
　臨時的任用職員の給与については、職員の給与に関する条例第３１条により、その職務の特殊性及び他の常勤の職員との権衡の公平さを考慮して定めることとしており、これにより「公立学校の臨時的任用職員の給与、勤務時間等取扱要綱」を定め、正規職員に準じる取扱ができることとなっている。
　臨時的任用職員の給与のありかたについては条例の趣旨のとおりであるが、引き続き他府県の取扱の情報を得る等の努力を行っていきたい。
　
４．通勤実態と通勤経路の認定について
　経済的合理的経路を認定している。運行回数、時間短縮などを考慮して単に安価であることのみでは認定していない。
　ただし、自己の都合だけで長時間や長距離のものは認められない。
　
 　
 協議での話題
　
　１，転居や転勤などによって返納が生じたとき、電算で自動的に計算できないかとの要望があったが、網の目のようにあるバスの変更をいちいち確認できない。
　また、それを入力して訂正するのは現システムでは無理。返納額の計算ミスを最小限に防ぐため名鉄やＪＲなど手数料計算の基礎を示していきたい。
　
　２，明細書に返納追給額を詳しく掲載できないかということについては、現在すでに追給返納額を記載することになっており、これ以上の詳しく明細に記載することはできない。
　
　３，死亡退職者の取扱について
死者に対して通勤手当の返納を求めるのは心苦しいが、退職手当など一連の手続きをお願いする中で対応して頂きたい。（返納を求めるということ）
　
　４，通勤届けや認定簿の様式を変更しなければならないが、良い案があれば教えてほしい。システムをどうするかもこれからなので、良い知恵があれば教えてほしい。

　５，中途休復職者は今回日割り計算しないことにした。交通用具で認定されている人も同様、日割り計算を廃止する。
　
　６，旅費との併給調整
　現在鉄道等を利用して、定期券で認定されている人は併給調整されているが、今後はバスでも定期券で認定される人は併給調整の対象となる。
　ただ、バス路線は多く、システム的に自動計算できない。県立学校では、全体から見るとバス利用者はすくないので、大変だと思うが手計算で入力してほしい。

県学労の見解

　県学労は、定期券で確認することとなっていたにもかかわらず、現在回数券認定にしてきた当局の矛盾した対応に、今後異動等予想される事態に対処するため、一定期間回数券での確認も合理性を持つとして、強く事後確認に回数券を含めるよう要求してきた。その結果、県学労の成果として今回、回数券での確認も良とすることとなった。　又、互助会の貸し付けについては転勤者や新任者にメリットはなく、事務職員の負担が増えるだけなので反対する。