| ホーム > サイトマップ > 医療 > その他 > 開業医のコピー機活用法 |
開業医が使う事務用品の内で一番有用なものはコピー機ではないかと思っています。内科を開業して２４年になりますが、開業当初よりコピー機を使ってきました。そこで私のコピー機活用法をご紹介します。
１．自家製の投薬説明用シートを作る
当院では９６年７月より患者さんに投薬する薬には説明用シートを付けています。この薬は約４００種類あり、説明シートはパソコンで作り、印刷しています。ただし、そのうちで繁用する薬剤と薬剤セット３０種類については、Ｂ５版用紙に同一薬剤の説明を２０組印刷したものを原版とし、これをクリアファイルに収め、この薬剤の説明用シートが少なくなれば、この原版からコピーをして裁断し、説明用シートを作っています。
２．検査のための注意書きを作る
胃透視のための注意や来院時間を書いたものを予めお渡ししています。原版からのコピーで２０部作り、なくなれば補充します。
３．自家製の患者さん説明用パンフを作る
「病気の話」などの原版をクリアファイルに収納しておき、診察の際に必要に応じてコピーして手渡しています。また待合室に検査とか食事療法のプリントを置いていますが、これは２０部作っておき、なくなれば補充するようにしています。
開業を始めた頃は一度に１００部づつ印刷していましたが、整理が大変な上に効率が悪いので止めました。
４．盆休み、正月休みのメモを作る
夏休み（盆休み）や冬休み（年末年始）の日程を印刷したメモを、遅くとも２週間前までには印刷して、来られた患者さん全員にお渡ししています。これもパソコンで印刷したものを原版として、コピーをして作成しています。
５．規格外の診断書の控えを作る
通常の診断書（自家製４種類）はカーボン紙でコピーを取っています。それ以外の診断書や証明書などはコピー機で控えを取っています。最近のコピー機は縮小機能が付いているので規格外の大きなものでもＢ５版で保存できて便利になりました。
６．登園登校許可書を作る
本来の診断書は印刷業者に印刷してもらったものを使いますが、園児や学童が伝染性疾患に罹った後の「登園登校許可書」は、パソコンで作った原版をコピーをして使っています。
７．患者さんに渡す検査データをまとめる
過去の一連の検査データの時系列表示やそのグラフ表示をパソコンで作り病状説明のために患者さんにお渡しすることがあります。これはプリンターで打ち出した原版からコピーしたものを使います。
時には人間ドック的検査を求められることがありますが、この場合は一定のフォームにしてプリンタで打ち出したものを原版とし、これをコピーしたものをお渡ししています。用紙をカラーにしてコントラストをつけると原版よりも見栄えが良くなります。
８．紹介状に添付する検査データを作る
開業以来１年間に１００枚前後の紹介状を書いています。紹介状はカーボン紙を敷いてコピーを取っていますが、添付する検査データは原データをコピーしています。時には個人の時系列データやグラフを添付することもありますが、すべてコピーです。コピーは紹介状の控えに添付するのを含めて２枚取っています。１９９７年６月２８日）
９．保険証のコピーをとる
これは例外です。私が一人でいる時に時間外診療をしなければならないことが時々ありますが、そのような時には持参の保険証を書き写したりせずコピーを取っておきます。しかし職員や家内がいる時はカルテに記入させています。
１０．職員への連絡事項を作る
点数改正の時など当院用にまとめたパンフレットを作って職員一人一人に手渡して説明し、理解と記憶の助けに使っています。
１１．経理で必要な書類を作る
出勤簿は毎月、自費台帳と未収金台帳は２〜３ヵ月分を原版からコピーして作ります。また社保、生保、国保の請求書のまとめや自費と未収金のまとめを毎月コピーして会計事務所に渡しています。また決算月の月末に棚卸しを行った後そのデータもコピーをして会計事務所に渡しています。
１２．薬剤の入札用資料を作る
毎年７月頃には、当院へ薬剤を納入している問屋６社に、当院で使用する薬剤の納入価を記入してもらい、入札を行っています。これもパソコンで原版を作り、６部コピーをしたものを渡しています。
１３．簡易ＤＴＰに利用する
各種のマニュアルを作る機会が多いのですがプリンタで打ち出した原版からコピーしたものを綴じ、厚手の表紙にアウトラインフォントの大文字でタイトルを付け、カラフルな市販の製本テープで装丁するとちょっと見栄えのする本が作れます。
１４．あるテーマの資料をコピーでまとめる
あるテーマの文献や資料を沢山集めて勉強したり原稿を書く必要がある時に、それらを全部現物で持っていると膨大な量になり物理的に扱い難くなります。そこでこれらの必要な部分だけをコピーで持つことにすると数分の１から数十分の１まで減量され、とり扱い易くなります。
１５．新築増改築の際の設計図の変更
当医院の新築や増改築の際には設計変更が何回もありました。その時工務店と交渉するのにコピー機が非常に役立ちました。
以上１５の項目を取り上げましたが、このうちの１〜６までは事務職員に任せ、７〜１５までは、私自身がコピーをしています。
このように当院ではコピー機が非常に有用で、開業以来２４年間愛用してきました。開業する少し前からコピー機を持っていましたが、現在５台目で、いずれもＢ４版がコピーできるタイプです。
機種は最初から順に３Ｍ、３Ｍ、シャープ、キヤノン、キヤノンです。現在使っているキャノンＰＣ１００の調子が少し悪くなりましたので、来月にはキャノンＰＣ１１０に買い替える予定です。
| ホーム > サイトマップ > 医療 > その他 > コピー機活用法 このページのトップへ |