テーブル　：関連性のあるデータを二次元(縦横)の表の形にしたもの。
レコード　：１件のデータを横一行で表す横の行のこと。
フィールド：１項目を縦一列で表す縦の列のこと。最大255項目まで表せる。
フォーム　：テーブルのデータを入力しやすくしたもの。何種類かある。
クエリ　　：テーブル間のデータを加工・集計するための命令のこと。
レポート　：テーブルのデータやクエリの実行結果を印刷する機能のこと。


Access には、ウィザードに従い 対話形式で手順を進める方法や、すぐに利用
できる雛形(サンプル)が数多く用意されている。ここでは次の手順で、真っ白
な状態からテーブルを作成し、そのデータを加工・集計することを考える。

(1) ACCESS を起動する。　

(2) 「新しい空のデータベースの作成」の中の「空のデータベース」を
    選択し、チェックする。続いて、ファイル名を決める。

　　　　


(3) 「デザインビューでテーブルを作成する」をチェックし「フィールド名」
    と「データ型」を一つずつ設定していく。(後で追加削除も可能,(*)参照)

　　


(4) テーブルのデザインを保存する。(画面左上-ファイル-名前を付けて保存)
    「主キーが設定されていません」というメッセージが表示されるが、
    ここではそのまま「はい」をクリックする。そしていったん閉じる。

(5) データを入力しやすくするために、フォームを作成する。
    (データベース初期画面-オブジェクト-フォーム-「ウィザードを使用して
     フォームを作成する」を選択-デザインボタン)

(6) 「選択可能なフィールド」から必要なフィールドを選択し、[>] ボタンを
    押す。(一般には全部を選択して、[>>] ボタンを押す。)

(7) フォームが完成したら、必要なデータを一つ一つ入力していく。
    最初は空の行だけが表示されているが、１件分のレコードを入力していく
    ごとに新規入力用の行が追加されていく。
    (注)「ID」という項目のフィールドはオートナンバー型のフィールドで、
    Access が自動的に連番をつけていくので、入力の必要はない。

　


(8) データの入力が一段落したらフォームをいったん閉じて、「データベース
    初期画面-オブジェクト-テーブル」に戻り、テーブルを開いて、入力した
    データが全て保管されていることを確認する。
    (注) フォームやテーブル上に入力したデータは、Access が ファイルに
    自動的に保存するので、ユーザーは特に保存操作をする必要はない。
    (初期設定では、C:\Documents and Setting\...\My Documents に保存)

　


(9) レコードの簡単な検索や並べ替えは、ツールバーのフィルタボタンなどを
    使用することで行うことができる。データの複雑な加工・集計を行うため
    のクエリについては、次の演習問題を参照のこと。

(*) フィールドの追加にはいくつかの方法がある。
    ・テーブル上で、フィールド選択-右クリック-列の挿入
    ・初期画面-オブジェクト-テーブル-デザインボタン-フィールドを追加
    ・初期画面-オブジェクト-フォーム-「ウィザードを使用してフォームを
      作成する」-「開く」-「選択可能なフィールド」から追加

                                                                         back top